Sistemas de Información Gerencial

Tomado de: http://www.degerencia.com/articulo/sistemas_de_informacion_gerencial
Autor: Jose Daccach

No basta con los ERP, se requieren sistemas de información que ayuden en la toma de decisiones.

Los últimos años se han caracterizado por un substancial crecimiento en la instalación de sistemas de información diseñados para el manejo integral de los recursos corporativos, más conocidos como Enterprise Resource Planning Software. Buena parte de este crecimiento se debe a la existencia cada vez mayor de ofertas de este tipo de aplicaciones dejando claro que es relativamente más económico implementar aplicaciones como SAP, Oracle y otras, que desarrollar los cambios pertinentes en las aplicaciones actuales. Esta economía es en su mayoría en tiempo de implementación, y en algunos casos en costo.

Dado que la inversión económica es alta, se ha vendido también su utilización como la posibilidad, por fin, de tener un sistema de información gerencial. En nuestra definición, un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los ERP están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los ERP no están diseñados.

Esta es la razón fundamental por la cual un Sistema de Información Gerencial normalmente no está incluido dentro de las grandes aplicaciones de ERP. Un sistema optimizado para el manejo diario de grandes volúmenes de información transaccional como la facturación, la explosión de materiales, los abonos a la cartera, o la contabilización del movimiento de la empresa, no se puede sobrecargar con el proceso de información histórica y comparativa de resultados.

Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener la última factura o el último pago registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones. Es muy poco lo que la factura de hace tres minutos pueda afectar este análisis. Normalmente se define como período apropiado de oportunidad, el movimiento del día anterior. Es decir, a las 8 de la mañana de hoy debo tener la información con movimiento hasta las 8 de la noche de ayer. Es importante entonces que en los procesos transnacionales se incluyan unos procesos posteriores de resume o clasificación en otras bases de datos distintas a las diarias para poderlas utilizar en el proceso de análisis sin entorpecer la operación.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como la tasa de cambio del dólar, o la tasa de interés bancario, e información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

Hoy en día existe la tecnología que permite el establecimiento de sistemas de información gerencial en la profundidad y complejidad que se quiera. Conozco de empresas que presentan a su gerente, seis a ocho semáforos con indicadores de Verde, Amarillo y Rojo dependiendo del resultado del día anterior del indicador definido. Se tiene la posibilidad de irse hasta el detalle en cualquiera de éstos semáforos, para determinar las causas de su estado, y así poder tomar decisiones que permitan corregir o aprovechar la situación.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Se espera que la información transaccional que se procesa en los ERP produzca la información requerida de estas transacciones en el sistema de información gerencial. Por esta razón es imperante que las definiciones que se hacen a nivel de codificación en los ERP tengan presente que se requerirá clasificaciones en múltiples formas aún no definidas, para el SIG. Una definición equívoca de estas codificaciones, en aras de la celeridad para su implementación, puede definir la imposibilidad de establecer un SIG que realmente cumpla con el objetivo de presentar la información requerida para tomar decisiones.

Qué es SAP?: La herramienta productiva de las organizaciones.

El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos (Systemanalyse and Programmentwicklung). EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informático. Este sistema comprende muchos módulos completamente integrados, que abarca prácticamente todos los aspectos de la administración empresarial. Cada módulo realiza una función diferente, pero esta diseñado para trabajar con otros módulos.

La integración total de los módulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. Esta es la característica más importante del sistema SAP y significa que la información se comparte entre todos los módulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La información se comparte, tanto entre módulos, como entre todas las áreas.

SAP establece e integra el sistema productivo de las empresas. Se constituye con herramientas ideales para cubrir todas las necesidades de la gestión empresarial -sean grandes o pequeñas- en torno a: administración de negocios, sistemas contables, manejo de finanzas, contabilidad, administración de operaciones y planes de mercadotecnia, logística, etc. SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, los desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, las necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas, así como, el cumplimiento de normatividad legal impuesta por las instituciones gubernamentales. Los Módulos de aplicación son los siguientes[1][1]:

Gestión financiera (FI). Libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales, etc.

Controlling (CO). Gastos generales, costes de producto, cuenta de resultados, centros de beneficio, etc.

Tesorería (TR). Control de fondos, gestión presupuestaria, etc.

Sistema de proyectos (PS). Grafos, contabilidad de costes de proyecto, etc.

Gestión de personal (HR). Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal, etc.

Mantenimiento (PM). Planificación de tareas, planificación de mantenimiento, etc.

Gestión de calidad (QM). Planificación de calidad, inspección de calidad, certificado de, aviso de calidad, etc.

Planificación de producto (PP). Fabricación sobre pedido, fabricación en serie, etc.

Gestión de material (MM). Gestión de stocks, compras, verificación de facturas, etc.

Comercial (SD). Ventas, expedición, facturación, etc.

Workflow (WF), Soluciones sectoriales (IS), con funciones que se pueden aplicar en todos los módulos.

SAP fue fundada el 1 de Abril 1972 a partir del desarrollo de un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques. Continuó con el diseño y aplicación de un sistema financiero en tiempo real, sobre las experiencias que se tenía en el programa. Simultáneamente, SAP desarrolló un sistema de administración de materiales. Posteriormente el sistema de administración de materiales se convirtió en un paquete estándar, que se financió con los beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros módulos de los que se llamo el sistema R, que producto de un nuevo desarrollo, se renombró R/1 seguido de sus sucesores R/2 y R/3.

SAP también ofrece diseño y estrategias de procesos, así como, servicios permanentes que ayudan a emigrar los sistemas empresariales de acuerdo con los cambios de las TI. SAP ayuda a sus clientes “a dirigirlos durante dichas transiciones, de los entornos de min (SAP R/2 ®) a los de cliente-servidor (SAP R/3 ®) y de estos a la arquitectura hacia la arquitectura orientada a los servicios (ESA)”. Asimismo, ofrece estrategias de resistencia al cambio en los sistemas de soluciones de negocios pues se involucra en los procesos de capacitación de los usuarios finales del sistema.

Nota: Una gran cantidad de comentarios recibidos por este artículo, hacen necesario agregar la siguiente información. Existen cursos libres de SAP al alcance de todos en www.mundosap.com, publicaciones de libros a cargo de la editorial Gestión 2000 -la dirección electrónioca del mismo nombre-, además, puedes incluirte en los curosos que el propio consorcio de SAP ofrece para consultores independientes -personas fisicas o morales- o empresas que incluye la licencia y cursos de capacitación para manejo de los diferentes modulos, consulta la disponibilidad de cichos cursos en tu país en www.sap.com.

Autor: Héctor Yescas Torres, 18 de marzo de 2008.

Fuente: http://hectoryescas.blogdiario.com/1176213300/

ERP SAP

Hola a todos, los invito a que visiten mi blog y conozcan una breve alcance y funcionalidad del software SAP.

http://luces-analisisii.blogspot.com/
Saludos,
LSGC.